Развивайки пакет ПАСОСС® с възможности за онлайн работа, ние създадохме среда , с която лесно и бързо да бъдат програмирани уеб базирани приложения за попълване и обработка на всякакви електронни документи. Работата в интернет има редица предимства:
За да се ползва едно web-базирано приложение не е нужна инсталация на допълнителен софтуер. Необходимо и достатъчно условие е компютърът да има нормален достъп до интернет.
Уеб базираната програма позволява лесна и удобна едновременна работа в обща база данни на произволен брой потребители, без никакви ограничения относно тяхното географско (физическо) местоположение – различни офиси, градове, държави, континенти.
Общата база данни и едновременната работа на всички включени в процеса служители дава точна и ясна картина на документооборота в реално време. Това е несравнимо предимство в сравнение с познатите алтернативни начини за обмен на данни.
Всяка промяна във форма (бланка, формуляр, образец) или функционалност (автоматично действие върху въведените данни) се отразява незабавно в работата на всички потребители, което е предпоставка за ограничаване на грешките.
Валидацията на издадените електронни документи с електронен подпис удостоверява напълно и еднозначно самоличността на двете страни – издател и получател, което се превръща в ясно и безспорно обстоятелство при евентуални бъдещи спорове, разследвания или съдебни дела.
Отпада необходимостта за отпечатване на документите и пощенски разходи за размяната им, което е пряко свързано с екологичната мисия на този проект. Електронният регистър позволява достъп до всеки документ, по всяко време, за всеки потребител, според правата му за работа със системата.
Всеки електронен документ физически представлява файл във формат PDF (Portable Document Format). Това е специален файлов формат с фиксирано съдържание и оформление, изключително удобен и популярен за преносими документи. Текстовото и графично съдържание на PDF-файл не е лсно за промяна. При отпечатване върху хартия изглежда по същия начин, както е на екрана в електронен формат.
Скъсен е максимално пътят на документа от издателя до получателя, като се ползва електронна поща. Издаденият електронен документ е на разположение на получателя веднага, щом издателят го подпише. Получателят не е безусловно длъжен да приеме изпратения му документ и може да поиска корекции в него. Целият този процес е кратък и удобен.
Създадените в системата еднотипни електронни документи, съобразени с единни правила и форми, позволяват лесна допълнителна обработка и отчетност. Например, издадените електронни фактури могат да бъдат осчетоводени автоматично, като се генерират статии в програмата за компютърно счетоводство.
Едновременно с това онлайн работата в интернет има и особености, които могат да бъдат оценени като утежнения:
Абсолютната зависимост на системата от качеството на връзката прави изключително важен изборът на интернет доставчик. Обикновено по-качествените услуги налагат по-висок разход.
Работата с уеб приложение е подложена на обичайните рискове за всяка друга работа в интернет. Затова изисква и нормалните защитни мерки срещу злонамерени действия.
При сериозна по обем (и/или важност) база данни трябва да бъде ангажиран квалифициран персонал за нейната администрация. Това също е пряко свързано с повече разходи за подбор, обучение и заплащане. В този случай е необходимо да се оценят прецизно двата варианта: собствен персонал или външна специализирана фирма.
Ползването на електронен подпис за валидация на издадените електронни документи също представлява допълнителен разход.
Нужен е набор от надеждни инструменти за съхранение и защита на данните. Това обикновено е комбинация от възможностите на интернет доставчикът и специфични вътрешни функции в самото приложение.
Всеки потребител в системата трябва да притежава определена култура и да спазва отговорно нужната дисциплина за работа в интернет. Заедно с това, програмата трябва да позволява дефиниране на достатъчен брой групи потребители със съответни права и да съдържа удобни и сигурни инструменти за контрол, проверка и валидация на въвежданите данни.
Разработената от нас програмна среда позволява бързо и лесно създаване на софтуер по поръчка на клиента за работа с онлайн електронни документи от всякакъв вид . Тя вече е приложена успешно за създаване на няколко уеб базирани приложения:
