Генератор на счетоводни статии – функционалност

Файлът XLS е популярен потребителски формат за обмен на данни, предвид масовото приложение на Microsoft Excel в офисното ежедневие. По тази причина доста приложения предлагат като стандартна възможност експорт на справките в тях и в този файлов формат. Подобна справка, вече записана във файл *.xls (или *.xlsx), може да се ползва от Генератора на счетоводни статии като трансферирани данни. Това е и „предимството“ на този формат – не се налага във външната програма да бъдат разработвани нови функции за трансфера на данни. Според съдържанието на файла, програмиране е нужно само от страна на ПАСОСС-Счетоводство, което привидно намалява обема на работата. Недостатъците на този вариант са няколко. Обикновено структурата на xls-файла не позволява сериозна и стабилна обработка на данните при записването им като счетоводни статии. Освен това, структурата на данните е пряко свързана с версията на Microsoft Office, а тя – с версията на операционната система Windows и нейната обновяване и актуализация. По тези причини, твърде често при системна промяна, за която Microsoft няма навика да ни уведомява своевременно, процесът на автоматично осчетоводяване не може да бъде реализиран, без да се направят програмни промени в Генератора. Тази задача за програмиране обичайно е бавна и трудна, поради липсата на достатъчно информация и трудното ѝ намиране. Подобна услуга не е включена в абонаментните планове и се заплаща от потребителя допълнително по тарифа „на час“. Затова ние не препоръчваме ползването на този файлов формат, освен в случаите, когато се генерират опростени счетоводни статии, без аналитичност на сметките от група 30, 60 и 70 (40 и 41 са винаги аналитични).

Файлът XML е популярен професионален формат за обмен на данни. Неговото основно предимство е в широките възможности, които предоставя, за описание и последваща обработка на трансферираните данни. Освен това, направена веднъж, структурата на файла остава непроменена (завинаги или поне дълго време), а това запазва постоянен и процеса на обработката. Основен „недостатък“ на този файл е, че неговото генериране трябва да бъде осигурено от съвместната работа на двама програмисти – за външната програма, която съдържа данните и осигурява изходен файл, и за ПАСОСС-Счетоводство, където данните трябва да бъдат прочетени, обработени по специфични правила и записани като счетоводни статии. Промяна на структурата на този файл, а оттам и на начина на автоматично осчетоводяване, ще се промени, когато потребителят пожелае това:

• добавяне на нова специфична операция;
• промяна на дефинирана вече счетоводна операция;
• премахване на дефинирана операция;
• други подобни обстоятелства.

Препоръчваме този файлов формат за обмен на данни, поради осигурената от него стабилност на процеса. Той е задължителен, когато ползваните счетоводни сметки са аналитични.